Společnost Buddyvet s.r.o., IČO: 17327792, se sídlem nám. sv. Václava 60/12, Stará Boleslav, 250 01 Brandýs nad Labem-Stará Boleslav, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Prace pod sp. zn. C 369991 (dále jen „Správce“) tímto informuje své klienty (dále jen „klient“), jimž poskytuje služby distribuce pojištění (pojistných produktů) (dále jen „Produkt“ nebo „Produkty“) od příslušných dodavatelů těchto služeb, o zpracování jejich osobních údajů, v souladu s platnými právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27.dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů ao zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).
Správce tímto vyzývá klienty - právnické osoby, aby vždy řádně uvědomili fyzické osoby (subjekty údajů), jež vystupují vůči Správci jako
- kontaktní osoby klienta; a/nebo
- zaměstnanci klienta, tj. fyzické osoby, které jsou zúčastněné na vzniku a změnách Správcem distribuovaném pojištění, tedy fyzická osoba - zaměstnanec klienta a pojištěný (dále též jen „zaměstnanec“);
- případně jiné fyzické osoby (subjekty údajů), jejichž osobní údaje klient předal Správci; o předání osobních údajů těchto osob Správci a předali subjektům údajů tuto informaci o zpracování osobních údajů.
Kontaktní údaje Správce
Korespondenční adresa: nám. sv. Václava 60/12, Stará Boleslav, 250 01 Brandýs nad Labem-Stará Boleslav
Telefon: číslo, které klient používá pro komunikaci se Správcem (kupř. telefonní číslo příslušného zaměstnance Správce, tzv. správce klienta);
E-mail: e-mailová adresa, kterou klient používá pro komunikaci se Správcem (kupř. emailová adresa příslušného zaměstnance Správce, tzv. správce klienta);
Pověřenec Správce pro ochranu osobních údajů: aktuální kontaktní informace Pověřence jsou dostupné na webové stránce https://www.tlappka.cz/kontakt
1. Účely a právní základ zpracování osobních údajů
a) Plnění smlouvy - zprostředkovatelská činnost, týkající se Produktů
b) Plnění zákonných povinností Správce
b) Plnění zákonných povinností Správce
c) Oprávněný zájem Správce
d) Souhlas subjektu údajů
2. Rozsah zpracovávaných osobních údajů:
Pro účely uvedené pod písm. a) a b2) výše
i. Klient – právnická osoba:
ii. Klient – fyzická osoba, včetně zaměstnance:
(„klient – právnická osoba“ a „klient – fyzická osoba“ též spolu jen „klient“)
Pro účely uvedené pod písm. b1) výše
i. Klient – právnická osoba:
ii. Klient – fyzická osoba, včetně zaměstnance:
Pro účely uvedené pod písm. b3) výše
Vždy v rozsahu daném příslušným právním předpisem.
Pro účely uvedené pod písm. c) výše
i. Klient – právnická osoba:
ii. Klient – fyzická osoba, včetně zaměstnance:
Pro účely uvedené pod písm. d) výše
Poskytování výše uvedených osobních údajů vyplývá ze smluvních požadavků Správce, zákonných požadavků dopadajících na Správce a organizačně technického nastavení procesů zpracování osobních údajů Správce.Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné, nicméně, při neposkytnutí těchto údajů nemohou být Správcem poskytnuty požadované Produkty a služby.
3. Doba zpracovávání osobních údajů:
Pro účely uvedené pod písm. a) výše
Správce zpracovává osobní údaje klienta / zaměstnance po dobu trvání Smlouvy.
Pro účely uvedené pod písm. b1) výše
Správce zpracovává osobní údaje klienta / zaměstnance po dobu trvání příslušné smlouvy uzavřené mezi klientem /zaměstnancem a poskytovatelem Produktu, a dále po dobu 10 let od zániku závazku z této smlouvy, a to v souladu sAML zákonem.
Pro účely uvedené pod písm. b2) výše
Správce zpracovává (uchovává) osobní údaje klienta / zaměstnance:
to vše v souladu s čl. 80 odst. 4 zákona č. 170/2018 Sb., o distribuci pojištění a zajištění.
Pro účely uvedené pod písm. b3) výše
Správce zpracovává osobní údaje po dobu trvání příslušné Smlouvy uzavřené mezi klientem / zaměstnancem aposkytovatelem Produktu, a dále po dobu danou příslušnými právními předpisy.
Pro účely uvedené pod písm. c) výše
Správce zpracovává osobní údaje klienta / zaměstnance v případě zasílání marketingových nabídek po dobu trvánízávazku z příslušné Smlouvy, a dále po dobu přiměřenou od poskytnutí služby klientovi / zaměstnanci, a v závislostina charakteru poskytnuté služby, ne však déle než 2 (dva) roky po zániku závazku z této Smlouvy, nepodá-li klient /zaměstnanec námitku proti zpracování osobních údajů; v takovém případě je Správce povinen přestat zpracovávatosobní údaje pro tento účel.
Správce zpracovává osobní údaje klienta / zaměstnance za účelem vymáhání nároků týkajících se příslušné Smlouvya/nebo zprostředkovaného pojištění či vedení sporu ohledně příslušné Smlouvy a/nebo zprostředkovaného pojištěnípo dobu 10 (deseti) let po zániku závazku z příslušné Smlouvy a/nebo zprostředkovaného pojištění; a to vše v souladuse zákonnou délkou promlčecích lhůt stanovených v příslušných právních předpisech, zejména v občanském zákoníku.
Pro účely uvedené pod písm. d) výše
Správce zpracovává osobní údaje po dobu platnosti uděleného souhlasu nebo do jeho odvolání.
Pro lepší orientaci v této informaci a zvýšení transparentnosti, platí, že tam, kde se v dalších kapitolách tétoinformaci zmiňuje „klient“, se za klienta považuje i zaměstnanec, a tedy vše níže uvedené pro klienta platí i prozaměstnance (kupř. i zaměstnanec má právo získat od Správce informace atp.).
4. Způsob a zásady zpracování osobních údajů, poučení o právech klienta
Správce je oprávněn zpracovávat osobní údaje manuálně nebo automatizovaně prostřednictvím svých k tomuoprávněných zaměstnanců nebo prostřednictvím specializované společnosti. Osobní údaje jsou uchovávány vzabezpečených databázích.
Správce prohlašuje, že veškeré zpracování osobních údajů klienta, popřípadě jejich nezbytné předávání, budeprováděno plně s ohledem na soukromí klienta a v souladu s platnými právními předpisy, zejména s platnými právnímipředpisy upravujícími ochranu osobních údajů a s právními předpisy regulujícími zprostředkovatelskou činnostSprávce.
Klient může v souvislosti se zpracováním osobních údajů vůči Správci uplatnit práva uvedená níže, a to:
Právo na přístup, opravu, omezení a výmaz osobních údajů
Klient má právo získat od Správce informace, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány.Pokud Správce osobní údaje klientů zpracovává, je povinen poskytnout klientovi bezplatně kopii zpracovávanýchosobních údajů. Za další kopie na žádost klienta může Správce účtovat přiměřený poplatek odpovídajícíadministrativním nákladům na pořízení těchto kopií.
Klient má dále právo na opravu nepřesných osobních údajů, které se ho týkají a na doplnění neúplných osobníchúdajů s přihlédnutím k účelům zpracování, a to i prostřednictvím poskytnutí dodatečného prohlášení.
Klient má rovněž právo na omezení zpracování jeho osobních údajů, v kterémkoli z těchto případů:
Na žádost klienta Správce bez zbytečného odkladu vymaže jeho osobní údaje, pokud je dán některý z níže uvedenýchdůvodů:
Právo na přenositelnost osobních údajů
Klient má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, které poskytl Správci, a které jsou zpracovávány automatizovaně, pokud je současně splněna některá z níže uvedených podmínek:
Správce poskytne klientovi osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Klient je oprávněn předat získané osobní údaje jinému správci osobních údajů. Klient si ve své žádosti zvolí, zda má Správce osobní údaje poskytnout klientovi nebo zda využije právo na to, aby jeho osobní údaje byly předány Správcem přímo jinému správci/zpracovateli, je-li to technicky proveditelné.
Právo vznést námitku
V případě zpracování osobních údajů na základě právního titulu oprávněného zájmu Správce (např. přímý marketing) má klient právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů z důvodů, které v námitce popíše. V případě přijetí námitky Správce osobní údaje přestane zpracovávat (ponechá si je pouze uložené) a provede posouzení, zdamá závažné oprávněné důvody pro jejich zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami klienta, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Pokud Správce dojde k závěru, že takové důvody má, informuje otom klienta, sdělí mu zároveň možnosti další obrany a ve zpracování osobních údajů pokračuje. Pokud Správce naopak dojde k závěru, že dostatečné důvody pro zpracování osobních údajů nemá, klienta o tom informuje, zpracování ukončía provede výmaz osobních údajů.
Vyřizování žádostí klientů při uplatnění jejich práv u Správce
Správce umožňuje klientům podání žádostí v různých formách, jež se primárně budou odvíjet od vztahu mezi Správcem a klientem (písemným formulářem, elektronicky). Jestliže klient podává žádost v elektronické formě, budou informace poskytnuty v běžně používané elektronické formě, ledaže by klient ve své žádosti uvedl, že požaduje jiný způsob poskytnutí informací. O opatřeních přijatých na základě žádosti klienta informuje Správce klienta do jednoho měsíce od přijetí žádosti, nejpozději však do tří měsíců od přijetí žádosti, byla-li lhůta v případě odůvodněné potřeby prodloužena.
Právo podat stížnost
Úřadu pro ochranu osobních údajů:
případně u jiného příslušného dozorového úřadu v souvislosti se zpracováním osobních údajů.
5. Příjemci osobních údajů
Správce je oprávněn za podmínek stanovených platnými právními předpisy předat (zpřístupnit) osobní údaje klienta pouze svým oprávněným zaměstnancům a spolupracujícím osobám, či jednotlivým zpracovatelům osobních údajů(smluvně sjednaných Správcem), případně dalším správcům za účelem dalšího zpracování (příjemcům), vždy však pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování a na základě odpovídajícího právního titulu prozpracování, převážně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, a/nebo za účelem plnění zákonných či smluvních povinností Správce a/nebo na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů uděleného Správci klientem a/nebo na základě oprávněného zájmu Správce.
Takovými příjemci jsou zejména:
a) právní zástupci (advokáti) Správce;
b) spolupracující samostatní zprostředkovatelé Správce (v případě, že na konkrétním obchodním případu Správce spolupracuje s jiným samostatným zprostředkovatelem);
c) spolupracující vázaní zástupci nebo doplňkoví pojišťovací zprostředkovatelé (v případě, že Správce vykonává svojí zprostředkovatelskou činnost prostřednictvím těchto osob);
d) společnosti v rámci RENOMIA GROUP (především pro vnitřní administrativní účely za účelem vnitřní správy a reportingu);
e) poskytovatelé příslušných Produktů (za účelem uzavření příslušné smlouvy a/nebo splnění smluvních povinností Správce vůči klientovi);
f) poskytovatelé informačních a komunikačních systémů, technické infrastruktury (kupříkladu IT služeb, technických řešení pro ukládání dat);
g) marketingové agentury (při přípravě a koordinaci obchodních a reklamních aktivit Správce za účelem nabízeníproduktů a služeb Správce).
Správce nepředává osobní údaje třetím osobám úplatně.
Správce je v zákonem stanovených případech oprávněn, resp. povinen některé osobní údaje předat na základě platných právních předpisů orgánům veřejné moci, například orgánům činným v trestním řízení či orgánům dozorujícímjeho regulovanou činnost.
Bližší informace o příjemcích je možné získat i u pověřence pro ochranu osobních údajů.
6. Předávání osobních údajů do jiných zemí
Osobní údaje mohou být v rámci činnosti Správce předávány do třetích zemí mimo Evropskou unii a Evropský hospodářský prostor. Zajištění některých Produktů Správce včetně služeb s nimi spojených a jejich propagace v některých případech vyžadují, aby Správce předával osobní údaje ke zpracování mimo Evropskou unii. Správce však vždy dbá na to, aby k předávání docházelo v souladu s legislativními požadavky, a aby byla v každém jednotlivém případě zabezpečena adekvátní ochrana osobních údajů. Správce pro zabezpečení ochrany osobních údajů při jejich předávání do třetích zemí využívá záruk stanovených platnou legislativou (tj. k předání dochází zejména na základě rozhodnutí Komise EU o odpovídající ochraně, standardních doložek o ochraně osobních údajů, právně závazných a vymahatelných nástrojů mezi orgány veřejné moci nebo veřejnými subjekty). Neexistují-li takové záruky, pak může Správce v ojedinělých případech předávat osobní údaje, je-li předání nezbytné pro uzavření nebo splnění smlouvy, která byla uzavřena v zájmu klienta mezi Správcem a třetí stranou, nebo je-li předání nezbytné pro splnění smlouvy mezi klientem a Správcem nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost klienta, či na základě výslovného souhlasu řádně informovaného klienta.